Нужны ли путевые листы при использовании личного авто по договору аренды?

Добрый день, Татьяна!

Путевые листы не нужны при автомобильных перевозках для собственных нужд (то есть для отчёта перед транспортной инспекцией). Но чтобы подтвердить использование автотранспорта для нужд предприятия, они нужны. Если организация несёт расходы заправку и ремонт а/м, то путевой лист — это способ подтвердить использование автотранспорта для нужд предприятия. Если путевого листа не будет, то расходы на содержание чужого автотранспорта будут признаны необоснованными. Если на данные расходы составлялись авансовые отчёты работниками, то необоснованно полученные ими средства являются социальной льготой работнику и облагаются подоходным налогом и страховыми взносами в ФСЗН в размере 35%.

Есть Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 «Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учёту запасов и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов», п.83 «Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учёта расхода топлива за отчётный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учёту после сверки записей в них с путевыми листами, о чём на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учёт горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка».

Прикреплённый Вами документ почти соответствует вышеуказанной норме Инструкции № 133. Только назовите Ваш отчёт «Карточка учёта расхода топлива автомобилем» и внизу карточки проставите должность, подпись, ФИО лица, составившего карточку. Потом утвердите форму карточки и форму путевого листа приказом директора, и — вуаля! Первичный бухгалтерский документ готов.

Но этот документ Вам нужен только для отражения накопления полученного топлива, так как при Вашей системе налогообложения учёт затрат не ведётся. Если Вы пользуетесь бухгалтерской программой, можно списывать топливо в программе без составления акта на списание, а можно и не списывать.

В единственном регистре налогового учёта — КУДиР — списание и оприходование материальных затрат никак не отражается. И не советую при налоговой проверке показывать что-то, кроме КУДиР.

С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»